森玛九普(上海)展览展示工程有限公司
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展会成功经验老总分享“参展宝典”

发表时间:2021-08-16 16:35作者:小林子老师-专业展台搭建11年设计师


  很多客户经常问我们有没有参展详细攻略或者教程什么的,作为森玛九普资深设计师有着丰富的实战经验,今天就给大家整理出详细的参展攻略教程,大家只要按我们这个教程去操作,就能让你从青铜经验直接上升王者经验,大家只要认真学习肯定有丰厚的收货。




展会成功经验老总分享“参展宝典”

图片来源于网络




  一;展会设计的准备


  在做展台设计施工之前,我们主要会做好三方面的准备工作。


  1、了解参展企业


  参展企业所属行业特性、企业文化、企业特色,尤其我们会重点了解参展企业在本次展会中的展示重点(企业产品、宣传品牌、交流学习等),多方面了解企业情况才能更好地进行设计搭建工作(用料材质、人员配备、项目进度安排等)。


  2、熟悉施工场地


  展会举办场馆的施工条件(场地尺寸、交通状况、物流仓储等)以及了解展会情况(展览规模、展会主办方提供哪些服务、展馆施工要求等)。


  3、及时沟通


  及时与参展商、主办方、展馆方沟通。与参展企业沟通设计、搭建需求,与主办方和展馆方沟通搭建施工事项。多渠道掌握相关展览资料、了解展会时间安排,做好各项准备工作,如此才能将展台从图纸转化为实体,更好地为参展商服务。


  二、展会搭建的准备


  展台搭建是整个项目过程中最最重要的一个部分。展台现场施工的好坏决定了展台设计的还原度。在搭建施工过程中,有以下三个方面需要重视及做好准备工作。


  1、审核图纸


  通常来说,每个订购光地展位的参展商都必须在规定时间内,提交搭建商申请表时随同提交一份最终效果呈现的展位设计图,以便展馆方进行审核。若是搭建双层展台的话,那么所有双层展台设计图纸必须由具备展台设计资质的设计师签章,再经展馆方审核通过才行。


  2、办理搭建手续


  为了展馆方便管理各参展商及搭建商,展台搭建商要在规定时间内办理好搭建手续,比如搭建商进行搭建所需的施工证、车证,以及参展商在展会期间进出展馆的人员通行证等。展台搭建商需在规定时间内完成展台搭建工作,同时接受来自展馆工作人员的安全消防检查,如需遇到整改的情况,必须马上按照展馆的要求进行整改。


  3、熟悉展会搭建时间


  为了方便展馆统一管理,通常,展馆方会在展会前三天安排展台搭建商进场统一搭建。一般来说,展馆方会每天提供10小时的时间供搭建商搭建,如果遇到项目进度赶不上需要加班的情况则搭建商需在当天向展览现场管理办公室提出申请,并按照展馆规定支付相应的加班费用。


  三;参展产品准备


  好产品自己也会营销


  “只是因为在人群中多看了你一眼,从此没能忘掉你容颜。”过目难忘,对人如此,作为企业形象窗口的展位,同样也需如此。


  小玲老师和朋友共同经营着一家外贸工厂,主要生产各类女式皮鞋。此前,他已经参加过两届义博会,一届春季广交会。第一次参展时,由于没有经验,他认为就是展示产品,所以就把产品摆在展位上了事。结果除了老客户,很少有采购商会在展位上停留。第二次参展时,展位被稍加装饰,至少一眼看去有别于两旁的展位,效果较为理想。第三次参展时,他多花了些精力,将展位布置得像个精品鞋店,反响最好,不止吸引了采购商,甚至吸引了不少工作人员、参展商过来询问是否零售。


  “展会上展位密集,同类别企业集聚,要想让客户在自己的展位上多逗留一会,展位装修就很有必要。”有过多次参展经验的小玲老师表示,不过在此之前,企业要先弄清楚会展方能提供哪些展具,会展方对展位装修的限制条件等事项。了解清楚后,企业应按照产品特性设计展位。就以皮鞋为例,企业可加强鞋柜颜色与鞋子的对比度,增加射灯以提升皮质光泽度和时尚感。


  不过值得注意的是,企业进场布展时间较短,通常在开幕前几天,因此布展前不仅要协调本公司人员的时间,还要加强对会展现场电工等工作人员的沟通工作,以免耽误进度。“另外,企业还可印制一些精美的宣传册,在现场分发给采购商。”小玲老师说,为了增加前来展位咨询的客户的印象,企业还可准备茶叶、咖啡、矿泉水、零食、小礼物等物品。不过前提是工作人员自己忍得住嘴馋,别在展会上吃东西,以免影响企业形象和专业性。


  四;展会邀请客户参展准备


  展会布置前期工作准备得差不多了,那么企业就可以向客户广发“英雄帖”了。“邀请客户参加展会,一方面可以向客户展示新产品,另一方面也是增加和客户的交流机会,将之前电话、邮件、网络交流方式变为面对面交流,增进双方了解。”小玲老师说,据调查,采购商光顾那些曾经在展会前寄过邀请函的企业展位,比参观其他公司的展位机会大4倍。


  因此,有意识地邀请客户参加展会很有必要。小玲老师介绍,在展会前一个月,企业就可以开始向老客户和潜在客户发邀请函了。其中,邀请函的内容中需注明展会的名称、时间、参展人员及联系方式、公司的展位号、产品信息,尤其是新产品。最好附上展位图,标明企业所在展馆、展位号,甚至还可以画出从门口到展位的路径图,方便客户寻找。


  不过也不是发一遍邀请函就能一劳永逸。企业可进行参展倒计时,在离展会开幕前半个月,企业可以选择向大客户和将重点发展的客户再发一遍邀请函,内容只需稍加修改即可。


  “在此期间,工作人员可制定客户资料表格,对有回复的客户,或者明确表示将参加展会的客户要登记在册,向他们确定出发时间、采用何种交通方式、住宿、届时参加展会时所使用的联系方式等信息。”小玲老师说,将这些信息保存好,以便联系客户。如有需要,还可给大客户提供接机、酒店预订等服务。


  五;参会人员培训准备


  1.不要坐着。展览会期间坐在展位上,给人留下的印象是:你不想被人打扰。


  2.不要看书。通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意,吸引他停下来。如果你在看报纸或杂志,是不会引起人注意的。


  3.不要在展会上吃喝。那样会显得粗俗、邋遢和漠不关心,而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你。


  4.不要打电话。每多用一分钟打电话,就会同潜在顾客少谈一分钟。


  5.不要见人就发资料。这种粗鲁的做法或许会令人讨厌,而且费用不菲,更何况你也不想成本很高的宣传资料白白流失在人海中。那该怎样把价值不菲的信息送到潜在顾客手上呢?寄给他。


  6.不要与其他展位的人交谈。如果你不想让参观者在你的展位前停下来,他们自然会走开。看到你在和别人说话,他们不会前来打扰你。尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈。你应该找潜在顾客谈,而不是与你的朋友聊天。


  7.不要以貌取人。展览会上惟一要注重仪表的是参展单位的工作人员,顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些,如牛仔裤、运动衫、便裤,什么样的都有。所有,不要因为顾客穿着随意就低眼看人。


  8.不要聚群。如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论,那就是聚群。在参观者眼中,走近一群陌生人总令人心里发虚。在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围。


  9.要满腔热情。常言说得好,表现得热情,就会变得热情,反之亦然。如果你一副不耐烦的样子,你就会变得不耐烦,而且讨人嫌。热情洋溢无坚不摧,十分有感染力。要热情地宣传自己的企业和产品。在参观者看来,你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。


  10.要善用潜在顾客的名字。人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字,在谈话中不时提到,会让他感到自己很重要。大胆些,直接看着参观者胸前的名牌,大声念出他的名字来。遇到难读的名字就问。如果是个极不寻常的名字,也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲问砖。


  11.要指定专人接待媒体。媒体也许会到你的展位找新闻,一定要安排专人作为你的企业与媒体的联系人,这样就可确保对自己企业的宣传始终保持一致口径。如果每个参展的工作人员都可以与新闻界交谈,那么你是在自找麻烦,因为无论你对员工的训练如何有素,都不可能统一口径。


  12.要佩戴好名牌。在展会上,你肯定不想让参观者叫不出你的名字。如果你将名牌戴在左胸,你就会犯这种错误。应把名牌戴在身体的右侧靠近脸的地方,这样与人握手时,你的名牌就会更靠近对方。


  如何把握展会成功拿到订单


  六;参展商品注意申请知识产权保护


  参展是企业扩宽贸易面的有效渠道之一,不过其内在风险也不可忽视。其中之一就是产品被仿制。“展会是展示企业新产品的好时机,这个时候,客户下单的可能性较大,但被竞争对手模仿的机会也很大。”小玲老师说,上次就吃了一次亏。


  在参加春季广交会时,小玲老师亮出了自己的“杀手锏”:几款结合了当时流行元素的新款式。当时,客户询问度较高,之后,有意向下单的客户也比较多。但由于是新开发的款式,相比之前的老款式,报价较高。展会结束后,业务员对之前的意向客户进行跟踪回访时却发现,他们的成交意向并不大。客户的理由是报价太高。“之后才发现,有另外几家工厂出了相似的款,但报价比我们低一截,成功地把客户吸引走了。”小玲老师说,所以参加展会时,他比较矛盾,一方面想用新品争取客户,另一方面又怕自己辛苦研发出的新产品被同行仿制。


  小玲老师心中的矛盾在展会上较为普遍,这个问题被诟病已久。“这个时候,企业要充分利用法律武器,保护自身的合法利益。”何敏说,《展会知识产权保护办法》规定,企业在参加展览、展销会、博览会时,不得侵犯其他企业、组织和个人的商标、专利等知识产权。如果发现以上状况,被侵犯企业可向有关部门提出申诉。不过前提是,企业要为自己的产品申请专利,懂得利用法律维权。


  七;参展商品运输要注意防护


  “鞋子怎么压扁了,鞋子上的金属装饰怎么掉了。”小玲老师在参加广交会时,由于需到外地参展,参展样品等物品需托运。而选择的物流公司却不靠谱,不仅到货时间大大逾期,托运的货物质量也出现了问题。“尽管这次是在家门口参展,但一些公司由于样品等较多,需要通过运输公司解决,这里提个醒,选择物流公司需谨慎。”小玲老师说。


  他建议,尽量选择正规的物流、运输公司托运,在此之前需签订合同,规定数量、托运物件、时间等信息,并注明如出现延期,物件损坏等问题时该如何解决。特别需注意的是,千万别因为贪便宜而随便选择路边拉货的车,因为只有口头承诺,缺乏合同保障,很可能会遭遇货物被掉包,或损坏质量,多收费用的风险。一旦出现问题,缺乏有效依据,事情将很难得到解决。


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